Gerência Eletrônica de Documentos com Alfresco!

O Alfresco é um software para gestão de documentos opensource, ou seja, de código aberto, muitas vezes vamos encontrar o software com a sigla GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

Por ser um software de código aberto, o Alfresco permite que a GED seja efetivada criando novas funcionalidades e funciona em qualquer sistema operacional.

O sistema GED do Alfresco possibilita capturar, buscar, armazenar documentos e trabalhar nestes de forma colaborativa entre vários usuários simultaneamente.

Além das funcionalidades com documentos, o Alfresco também gerencia fluxos de trabalho e páginas web que podem ser compartilhadas para trabalho em equipe.

Como são vários os softwares para GED, vamos entender agora porque o Alfresco é uma das melhores opções do mercado.

Produtos do Alfresco

Para que estas funcionalidades estejam disponíveis e sejam realizadas há três produtos do Alfresco para que a GED seja completa em sua empresa, aqui vou apresentá-las brevemente.

Alfresco Community Edition

É a versão gratuita do GED Alfresco, o programa oferece a sincronização com outros sistemas, mas não o suporte técnico, por isto nesta versão é interessante que você tenha em sua equipe de TI desenvolvedores que conheçam o Alfresco ou que passem por um processo formativo para seu pleno funcionamento, vou explicar isto um pouco mais adiante.

Alfresco One

Com o GED Alfresco One há mais funcionalidades disponíveis e integração com aplicações, inclusive da Microsoft e da Google, há duas versões do Alfresco One:

• Alfresco One Departamental: tem preço mais reduzido, mas menor espaço para armazenamento;
• Alfresco One Enterprise: tem 1 TB para armazenamento, suporte 24 horas, o que a torna mais potente e ágil.

Alfresco em nuvem

É a versão GED do Alfresco que possibilita o acesso aos documentos desde qualquer dispositivo desde que cadastrado um usuário e login de acesso.

Através do GED Alfresco é possui incluir, realizar a gestão de documentos e sincronizá-los automaticamente para os demais usuários de sua empresa.

Há também como programar as permissões de acesso e visualização a determinados departamentos ou pessoas de sua empresa, além de clientes e fornecedores, conforme a necessidade de sua empresa.

Vantagens do Alfresco

A capacidade de armazenamento do GED Alfresco permite que ele seja usado em empresas de todos os portes.

As vantagens em relação à GED Alfresco com outros softwares para gestão de documentos são:

– baixo custo na aquisição do software, além de uma versão gratuita para pequenas empresas;

– as funcionalidades para análise de dados;

– a criação de fluxos de trabalho (um documento pode ir sendo liberado para outro setor ou pessoa, assim que determinada tarefa seja executada);

– na versão Alfresco One, a gestão é híbrida, ou seja, pode ser executado na nuvem independente do sistema operacional que cada usuário, cliente ou fornecedor utiliza;

– a versão para celular permite o acesso off-line para posterior sincronização.

Para que todas as funcionalidades do GED Alfresco estejam alinhadas com o perfil que você necessita para sua empresa e para isto é interessante que a equipe de TI passe por uma formação específica sobre o funcionamento do software.

Apesar de isto gerar algum custo, a otimização dos processos, em tempo, gestão por meio das análises de dados e a criação dos fluxos de trabalho farão com que este custo seja rapidamente amortizado, junto a isto, o GED Alfresco é um dos mais econômicos gestores de documentos do mercado.

Artigo originalmente publicado em: https://incompany.escolalinux.com.br/gerencia-eletronica-de-documentos-com-alfresco/